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意外と知らない「名刺管理サービス」

意外と知らない「名刺管理サービス」

昨今では、「名刺管理サービス」という言葉が一般に広く認知されるようになり、大企業から中小企業に至るまで多くの企業に導入されるようになりました。

しかし、私どもがお客様とお話をさせていただくと、「名刺管理サービスという言葉は知っているけど、何ができるのか、どのようなメリットがあるのか、正直よく分からない」という方は、意外と多くいらっしゃいます。おそらく世間の大半の方々は、「名刺管理サービス」に対して漠然としたイメージしか持っていないのではないでしょうか。

そこで今回は、スタート地点に立ち戻り、「名刺管理サービス」とは何なのか、何ができるツールなのか、そしてそれは企業にどのようなメリットをもたらすのかをご紹介いたします。

シンプルで初心者に優しい「名刺管理サービス」

そもそも「名刺管理サービス」とはどのようなサービスなのでしょうか。

最近では、
「SFA/CRM(=営業支援/顧客関係管理ツール)」
「マーケティングオートメーション=(マーケティング活動自動化ツール)」
「メール一斉配信ツール」
といったシステムと同列で見られることもあります。
しかし、「名刺管理サービス」は、これらとは根本的に違うシステムだということを、まずお伝えしておきます。

「名刺管理サービス」は、その名の通り「名刺をデジタル化し、会社全体で管理/共有すること」を主目的としたツールです。
その名刺データを有効活用できるように、「コンタクト管理」「一斉メール配信機能」などの機能を搭載したのが、現在主流となっている「名刺管理サービス」です。

「名刺管理サービス」の特徴は、先ほど挙げた他のシステム群と比べ、使い方が簡単だという点です。
名刺をスキャナーに通すだけで簡単に名刺データベースを作成出来ますので、特別な専門知識や事前準備は必要なく、ITツールとしては比較的「初級者向け」のサービスと言えるでしょう。

もたらされた変化とメリット

「名刺管理サービス」はその簡易性や利便性、他社によるCM効果によって、広く認知されるようになり、多くの企業に導入されるようになりました。
結果として、昨今では、企業における「名刺管理」業務に2つの変化が出てきています。

1つ目が、「保有媒体」の変化。
名刺といえば紙のまま管理するのが当たり前でしたが、「名刺管理サービス」の登場により、デジタル化して管理することが主流となってきました。
ビジネスの場でもスマートフォンやタブレット端末が普及したことで、今後はますますのデジタル化が進むと考えられます。

2つ目が「管理主体」の変化。
これまで社員が交換した名刺は、その社員が各々管理する、というのが通例でした。
しかし、最近では営業活動における名刺情報の重要性が注目され、「名刺」=「企業資産」という認識が広まりつつあります。
そのため、名刺はこれまでの個人管理から、「企業として管理する」流れになってきています。

これらは非常に小さな変化に感じられるかもしれません。
しかし、実は、企業に大きなメリットをもたらす変化なのです。

名刺管理がもたらす大きなメリット

メリット1
モバイル端末で大量の名刺データを携帯できる
EX1営業がお客様の名刺を持ち歩く必要がなくなる

営業の負担・手間軽減

EX2営業からの「電話番号調べて!」という対応依頼がなくなる

アシスタント・秘書の負担軽減

メリット2
簡単に「検索/抽出」ができる
EX1簡単に必要な名刺を探し出す事ができる

業務に直接関係ないタイムロスの削減

EX2エクセルに入力することなく、必要な顧客リストを簡単に抽出することができる

データ化フェーズの大幅な省力化

メリット3
名刺情報の組織活用
EX1「人」を軸とした顧客情報の管理ができる

対象の職歴や趣味・嗜好まで網羅し、より細やかな対応が可能に

EX2社内の人間と顧客の繋がりを、全社で共有する事ができる

タッチポイントの発見ができ、アポイントメントの突破口となる

「メリット1」「メリット2」については、比較的イメージがしやすいと思います。
利便性の向上と工数削減については、名刺を登録するだけですぐに実感することができるでしょう。
そのインパクトは意外に大きいようで、ご利用いただいている方々からもよく、喜びの声をいただきます。

「メリット3」についてはイメージが湧きにくい方も多いかもしれません。
これまで、ほとんどの企業では、お客様からいただいた名刺を活用することはほとんどなく、それぞれの社員の机の引き出しの奥にしまわれたままでした。

しかし、名刺には営業活動に役立つ情報がたくさん詰まっています。
放置している情報を有効活用していれば“成約できたはずの案件”というのは、案外ゴロゴロしているもの。
しかし、後になってそれに気づいても、時すでに遅し。
このような機会損失を少しでも減らしていくのも、「名刺管理サービス」の大きな役割の一つです。

さいごに

いかがでしょう。「名刺管理サービス」がどのような性質のものなのか、具体的にイメージしていただけたでしょうか。
序盤で挙げたような他のシステムは、法人営業活動の効率化に非常に効果があり、多くの企業で活用されています。
しかし、顧客の詳細な情報や自社とのつながりなど、それらのシステムでは管理しきれない情報もたくさんあります。
その領域をカバーしているのが「名刺管理サービス」です。
他のシステムとうまく連携して活用していくことで、さらなる大きな効果が期待できるかもしれませんね。

弊社では、「名刺管理サービス」の実際の営業現場における活用例を、こちらの「特集・コラム」の他の記事や「ダウンロード資料」でご紹介しています。
ぜひ、ご覧ください!