名刺管理コラム
日報の運用、ちゃんと出来てますか？
みなさんの会社では日報の管理はどうされてますでしょうか。
新規のお客様と対面、Web会議などで会話をさせていただく場合、必ず聞く質問の一つとして「日報の運用は決まっておりますでしょうか。」と伺います。
意外にも日報の運用が全社で定着している企業は多くはありません。
規模の大きい企業の場合ですと部門毎に運用が異なる場合が多く、自分の部署はこうだけど他部門はよくわからないという話を多く伺います。
また日報は無いが週報がある、場合によっては特にないという企業（部門）もいらっしゃいます。
日報管理が特にないという企業の中では、取引先が固定化されている、いわゆるルート営業の場合で、毎日細かい報告が必要ないという事で週報、月報で済ませているといったケースや日報管理を一切行わないケースもあります。
ただ、週報等の場合、日報に比べると報告を受けるタイミングが遅れるため、タイムリーな状況把握ができず、上長の迅速な判断、指示ができないという問題があります。
日報の登録方法について
日報管理をしているという企業では実際にどのように管理しているのかを伺ったところ、比較的多いのがメールで上司に日々報告するというケースです。
それ以外ですとサーバー上に共有しているExcelファイルを更新しているケースもありますし、紙面で記入・提出している例もあります。
それではこのようにメールや共有ファイルで日報を管理しているケースで、過去の日報を見返したい場合を考えてみましょう。
メールで上長に報告する場合ですが、この場合いつ送ったか、記憶を辿りながら過去に上長に送信したメールを探す必要があります。
またサーバーにあるExcelファイルに追記する場合ですが、こちらはフォーマットにもよりますが、同様に探す手間がかかることもありますし、情報量が増えるとファイルが重くなったり、ファイルの管理者が定期的に新規に別ファイルを作成するなどして意外にも手がかかります。
ただ、現状では確認に時間や手間がかかるとしても、会社の情報資産として過去の日報を見返すことができる状態にあるということは非常に重要です。
日報が無かった場合のデメリットについて
これは実際の筆者の体験談です。
新規のお客様への訪問しようとした前日にお客様よりご連絡をいただき、翌日の予定の日時変更をしてほしいと言われ、変更しました。
その後も訪問しようとした前日に再度連絡いただき、日時の変更をしたいとの連絡を受けました。
二回続けて前日の日時変更はあまり経験が無く、真剣に名刺管理サービスを検討している段階ではないと感じました。
そして初回訪問時、お客様より意外なお話がありました。
１回目の訪問予定の少し前に営業の方が2名同時に退職するということがあり、また会社で日報という運用を一切行っておらず、退職した営業2名が顧客とどの様なやりとりを行っていたのか、会社として一切把握出来ておらず、顧客から大クレームがあり、その対応に追われ、前日の予定変更を余儀なくされたとのことです。
その状況は察しつつも、名刺管理の機能である活動登録をご紹介したところ、必要性をご理解いただき、アルテマブルーをご採用いただきました。
活動登録による日報の自動生成機能
活動登録の機能とは顧客とのコンタクト内容を履歴として登録・追加・閲覧・共有できる機能です。
活動登録を行うと、活動履歴という機能でユーザーごと、部門ごと、取引先ごとに活動内容を抽出することができます。
そのため、急な担当営業の退職・異動があった際にも容易に引継ぎを行うことが可能です。
登録画面もシンプルで簡単に登録できるので、スマートフォンからも登録・閲覧が可能で、報告するという以外に、顧客への訪問直前にスマートフォンで前回の訪問内容を参照するという利用方法もあるため、情報共有以外にも便利に使える機能です。
さいごに
日報というのは上司に報告するために使われていますが、一元管理することで出すだけだった日報を情報資産として活用することができるようになります。
社員が日々問題なく仕事に従事している間は問題ないのですが、何かあったときに、活用出来る環境が必要であり、重要であると言えます。
過去のデータも踏まえ一元管理する事は容易なことではありませんが、まだ日報等の情報が散財しているのであれば共有・活用していくことをおすすめいたします。