名刺管理コラム
継続運用が思ったより大変？「名刺管理サービス」
弊社が法人向けクラウド名刺管理サービスをはじめた2008年以降、2021年現在では様々な形態の名刺管理サービスが多数提供されるようになっています。
名刺管理サービスが徐々に認知されるとともに、弊社への問合せの中で現在他社の名刺管理システム／アプリ／サービス（以下、名刺管理と呼ぶ）を利用しているが、リプレースを検討しているというケースが増えています。
まず、名刺管理には大きく分けて３種類の形態があります。
１つ目は、社内に名刺サーバーを設置してクライアントサーバー型で利用する「社内設置タイプ」
２つ目は、各個人がスマートフォンで利用できる「個人向けスマートフォンアプリ」
３つ目は、法人で契約し、社員がクラウドに接続して利用する「法人向けクラウド名刺管理サービス」
この３種類の形態、それぞれの理由でリプレースが検討されています。
名刺管理のリプレースの背景について
「社内設置タイプ」の場合は、社内のサーバーに名刺データを保管し、社内から閲覧するという利用方法であれば問題ありませんが、外出先からスマートフォンで閲覧できないといったように利用できる場面が制限されます。
名刺管理パッケージをPCにインストールして使用するタイプの場合も同様のことがいえます。
「個人向けスマートフォンアプリ」の場合、正確に言えばリプレースではありませんが、比較的多いケースです。各営業マンがスマートフォンで利用できる有償・無償の名刺管理アプリを利用している場合です。
この場合、営業マン個人の名刺管理はできるのですが、社内で共有することができないため、会社として各営業マンの名刺を共有することにメリットを見出し、検討する場合です。
「法人向けクラウド名刺管理サービス」の場合は、法人向けの名刺管理サービスを全社採用したものの運用が定着しなかったため、実際に利用する人だけに人数を制限して費用を節約したいという場合です。
特に３つ目の運用が定着しなかった場合ですが、これはどの企業にも陥る可能性があるため、導入前に注意する必要があります。
サービス開始時に手元の名刺情報だけを登録するだけで、その後新たな名刺情報の登録を怠るケース、やる気はあるが、時間が割けない等で最初から登録に至らないケース、またそもそも名刺情報を他の社員や部門と共有したくないということで登録に難色を示すケースが出てくるなど、導入したものの、継続的な運用に至らないケースが見受けられます。
折角導入したものの結果的にサービスの解約となり、半年単位あるいは1年単位の契約というサービスが多いため、その期間で支払った費用が全て無駄になってしまいます。
失敗しない導入について
それでは導入を失敗しないためにはどうすれば良いのでしょうか。
まず第一に重要なことは、名刺管理サービスの導入の目的・要件（具体的にやりたいこと）を明確にすることです。
弊社にお問合せをいただいたお客様は、殆どの場合「名刺情報を社内で共有できるようにしたい。」ということをおっしゃいます。
そこで私共から「何のために情報を共有したいのですか？」、「共有できたらどうしたいですか？」と質問をすると、言葉に詰まる方が多数いらっしゃいます。
残念ながら、その答えが明確になっていない状態で導入されますと、運用が定着しないケースが多く見受けられます。
名刺管理サービスを導入すると、それまでの仕事のやり方を変えないといけません。
人によっては仕事を増やされたと感じて拒絶反応を示す人もいます。
名刺管理サービスを導入したから使ってくださいと言われて、言われたとおりにやる人は恐らく少数です。それは、人は納得できる動機がなければ動かないからです。
ユーザーとなる皆さんが納得して名刺管理サービスを利用するための動機として、目的・要件が重要になってきます。
もう一つ重要なことは導入後の運用方法です。
名刺管理サービスの運用を定着するためには、運用をユーザー任せにしないということです。
ユーザー個人に運用を任せて放置しておくと、必ず「利用する人」と「利用しない人」のバラつきが生じてきます。
正月に立てた目標を続けられる人と、三日坊主で終わってしまう人がいるのと同じことです。
そこで、まずサービスの運用管理者を決めてください。
運用管理者は各ユーザーが継続的に利用しているのか定期的にモニタリングします。
利用できていないユーザーがいれば、運用管理者は継続的にサービスの利用目的を啓蒙してください。
一人だけで続けることは難しい、でも誰かサポートしてくれる人がいてくれたら続けられます。
そうすることで徐々に習慣化され運用が定着していきます。
さいごに
名刺管理サービスは導入のハードルが低く、導入すれば営業マンは自分のもらった名刺くらい勝手に登録するであろうと多くの方が考えています。
その結果、導入後は放置され、半年あるいは１年後に実はあまり使われていなかったということが多く見受けられます。
導入をご検討の際は、次の２点を十分ご検討ください。
・導入の目的と要件（具体的にやりたいこと） ･･･ 始めるための動機
・導入後の運用方法 ･･･ 続けるための仕組み
また、無料のトライアルがあるサービスでは可能な限り契約前に検証、検討、相談を実施することを推奨いたします。
弊社でもご相談を承っておりますので、是非お気軽にお問合せください。