名刺管理コラム
名刺データ入力作業の情報セキュリティ
アルテマブルーには、取り込んだ名刺のOCR結果をお客様ご自身で文字補正していただく「ゼロモード」と、取り込み後は弊社のオペレーターが文字補正を行う「フルモード」があります。
フルモードで取り込んだ場合、お客様に行っていただくのはスキャナでの取り込みだけ。
スピーディーかつ正確にデータ化できるので、多くのお客様からご好評をいただいています。
こちらの記事では、この「フルモード」について詳しくご紹介します。
アルテマブルーの文字補正オペレーター
アルテマブルーではフルモードで送信いただいた名刺について、オペレーターがデータ入力を行っています。
このオペレーターですが、どこか一つのオフィスに集まって一斉に作業をしているわけではありません。
実は、みなさん在宅ワークをされている方々です。
取り込まれた名刺の画像は分割され、日本国内各地のオペレーターによってデータ入力されています。
「この在宅オペレーターの方々ですが、自宅での作業ということもあり、働き方は実に様々。
平日、休日、日中、夜間…様々な曜日や時間帯で作業を実施されています。
作業量も人によりけりです。
普通にフルタイムで働いているのと同じくらいの時間、入力作業を実施している方もいれば、週に数時間程度の空き時間を活用している方もいらっしゃいます。
名刺データは分割されるから、セキュリティ対策も万全
普段当たり前のようにやりとりをしていると忘れがちなことですが、名刺には大切な個人情報が記載されています。
会社名、氏名、メールアドレス…たったそれだけの情報でも、悪意のある人間の手に渡れば不正に利用されてしまうおそれがあります。
そのため、名刺データの取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。
「在宅オペレーターなんて、どんな環境で仕事しているかわからない人に、そんな大事な情報の入力を任せて大丈夫？」
もしかしたら、そんな心配をされる方もいらっしゃるかもしれませんね。
でも、ご安心ください。アルテマブルーは、もちろんセキュリティ対策も万全です。
在宅オペレーターの方々が入力作業を実施する画面は、名字、名前、メールアドレスの前半、後半など、単体では個人の特定ができない状態に分割された画像が表示されるようになっています。
オペレーターはその分割された画像を目視して、入力や一致のチェックを実施します。
このように、オペレーターには、単体では意味のない「文字列」としてしか表示されないため、名刺を直接渡して入力を委託するのと違って、オペレーター側が「個人情報」を見ることはありません。
従って、個人情報漏えいのリスクもないのです。
もちろんオペレーターに対しては事前に身元確認や誓約書の締結を行い、守秘義務についてもしっかりと合意を取った上で作業依頼をしています。
現在は新規でのオペレーター募集を掲載していないのですが、それにもかかわらず、「入力作業をしたい」という問い合わせが定期的に来ています。
在宅オペレーターの作業条件に制約がほぼないという点と、運営母体がキヤノンエスキースシステムというキヤノン系列の会社であることから、安心感・信頼感があるようです。
■初期費用無し
■ノルマ無し
■作業場所制約なし
■キヤノングループでの運用
このように良い条件での募集をしているからこそ応募も多く、応募者の中から優れた人材、身元のしっかりした信頼のおける人材をオペレーターとして採用することができています。
アルテマブルーの文字補正レベルの高さやセキュリティの堅牢性は、こういったところで担保されているのです。
フルモードを活用してあんしん名刺管理
ここまでご案内してきたように、アルテマブルーのフルモードでは、名刺をまとめて業者に渡してデータ入力を委託するのと比べて、素早く、しかも安全に名刺情報のデジタル化が実施できるようになっています。ぜひご活用ください。
もちろん、コストを抑えたい方には、取り込み費用のかからないゼロモードも選択していただけます。
2つのモードを、必要に応じて上手に使い分けてみてください。