名刺管理コラム
名刺情報の最新化だけじゃない！人事異動情報の意外な使い道とは
名刺管理サービスで取引先の人事情報を素早くキャッチ
会社員として企業で働いていれば、多くの人が経験するのが人事異動や昇進・昇格。
規模の大きな企業になってくると、同じ社内であっても誰がどのポジションに就いているのか完璧に把握するのは大変ですよね。
それが社外の情報であればなおさらです。
「取引先の人事異動情報や昇進・昇格情報を簡単に確認したい！」
私どもも、多くのお客様からこういったご要望をいただいております。
実は、このような取引先の人事情報を確認・修正するための機能は、最近の「名刺管理サービス」であれば、たいてい実装されています。
アルテマブルーも例外ではありません。
自分が保有している名刺データと同一人物のデータを社内の他のユーザーが登録すると、自動的に通知される「同一名刺通知」機能によって、お客様の異動や昇進・昇格などの情報を知ることができます。
さらに、日経新聞が掲載する人事異動情報を自動で毎日検索し、自分が保有している名刺データに関連する人事情報が発表された際にお知らせ通知を受け取れる「日経人事ウォッチPro連携」のご利用も可能です。
これらの機能を利用することで、お取引先の人事異動情報や昇進・昇格情報をいち早くキャッチする事が出来ます。
人事情報を知るメリットとは？
人事情報をキャッチすることによるメリットとしては、まず、「名刺情報の最新化が容易になる」という点があげられます。
「挨拶状」「年賀状」など比較的フォーマルな書状を送付する際、相手方に部署や役職の変更があったにも関わらず、旧名称で送付をしてしまうと大変失礼にあたるため、企業にとって、名刺情報の最新化は重要な問題です。
特に神経を尖らせているのが、秘書部門の方々。
実は、秘書部門から寄せられるお悩みの多くは、顧客情報のメンテナンスに関する内容です。
新たにいただいた名刺が登録済みなのか、登録済みの名刺データは最新の情報になっているのか…など、確認作業だけでも多くの時間を割いていらっしゃるようです。
先に述べたようなアルテマブルーの通知機能を使うことで、名刺情報の確認作業や最新情報への更新にかかる負担を軽減することができます。
このように、「名刺情報を最新にしておきたい！」という要望のもとご利用されることが多い「同一名刺通知」や「日経人事ウォッチPro連携」機能。
しかし、こういった機能によって得られる人事情報は、活用方法次第で、売上に直結する可能性も秘めているのです。
人事情報のさらなる活用で営業活動を有利に！
少し角度を変えて見てみると、人事情報には、営業活動をする上でも多くのチャンスが眠っている事がわかります。
状況別の活用方法をご紹介します。
① 意思決定者の異動による方針変更
意思決定者が変われば、方針が変更になる事はよくあります。
以前の決裁者は「NO」だったことでも、新しい意思決定者の下では「YES」に変わることが多々あります。
「意思決定をする人間が変わる」ということは「意思決定するポイントが変わる可能性がある」という事です。
見込みから外れている案件や、一度失注になっている案件については、意思決定者が異動になった場合、再度アプローチをしてみるといいかもしれません。
逆に言えば、スムーズに進んでいた案件が、意思決定者の異動によっていきなりひっくり返されることもあるのです。
順調にいっている案件ほど、早急に新しい意思決定者にお会いすることが重要です。
その際には、自社内に新しい意思決定者との繋がりを持っている社員がいて、さらにその職歴まで管理されていると、事前に仮説が立てやすくなります。
意思決定者の職歴を知ることのメリットについては以前掲載したコラムの、「職歴管理」でキーマンの心を掴む方法で詳しく解説しているので、ぜひご一読ください。
② 新部署設立や組織変更に伴う戦略変更
・組織は戦略に従う
・戦略は組織に従う
組織と戦略の関係性としては2つの考え方がありますが、組織が変わるという事は、その企業の戦略も変わる可能性が高いと考えることができます。
そのため、「戦略」の方向性によっては、新たな提案機会に結び付く可能性もあります。
新部署設立や組織変更があった場合には、いち早く情報収集に行くといいかもしれません。
また、組織変更によってお客様の購買フローが変わる可能性もありますので、こちらもしっかりと押さえたいポイントです。
購買フローが変わる場合には意思決定者が変わる可能性がありますが、その場合は、①のケースが当てはまります。
さいごに
ここまでご紹介してきたように、一般的には特に重要でないと思われている情報からも、意外に多くのことを読み解くことができます。
もちろん、ご紹介した例は１つの解釈であり、このような解釈には正解がありません。
元々、「情報そのもの」が価値を持っているわけではないため、「情報の意味を自分なりに解釈していくこと」で、情報に価値を持たせることが重要なのかもしれませんね。
ぜひ、社内に転がっている情報を引っ張りだして、議論をしてみて下さい！