名刺管理コラム
これからの名刺交換の在り方とは？
“今、改めて「名刺交換」について考えてみる”では、web会議によって機会が減ってしまった「名刺交換」の役割について考えてみました。
web会議による商談機会が増えたことにより、「名刺交換」の機会が減ってしまったことの不便さを感じる方は多く、その代替手段を求める声も多くあります。
その1つとして注目されているのが「オンライン名刺交換」です。
しかし、現在「オンライン名刺交換」が普段のビジネスシーンで利用されているケースは多くないようです。
それはなぜなのでしょうか？
思ったよりも「オンライン名刺交換」が普及しない！？
「オンライン名刺交換」の多くは、それ単独のサービスではなく、「名刺管理サービス」の1機能として提供されています。
ということは、交換する両者のどちらかが「オンライン名刺交換」機能の付いた名刺管理サービスを利用していなければならない、ということになります。
この点を考えると、そもそも「オンライン名刺交換」機能を持つ「法人向け名刺管理サービス」の導入している企業は少数派ですし、「個人向け名刺管理アプリ」の利用者数も、「アクティブユーザー」という視点で考えるとまだまだ多くはありません。
そもそも、全体として「オンライン名刺交換」機能を持つ「名刺管理サービス」を利用している企業、個人の絶対数が少ないということがあげられます。
ただ、「オンライン名刺交換」は、交換するどちらかが「名刺管理サービス」を利用していれば、多くがスマホ利用を前提としているものの、名刺交換をすることが可能です。
では、そのようなケースでは「オンライン名刺交換」が行われているのでしょうか？
実は、名刺管理サービスを利用していない側が応じてくれない、ということ声が意外と多く、
これにはいくつかの理由があります。
- 1.会社から支給がガラケー。個人スマホの利用は禁止されている
- 2.手順が煩わしい、面倒くさい（スマホ操作に慣れてない人に多い）
- 3.そもそもスマホを持っていない
名刺管理サービスを導入している側からすると、交換した名刺をすぐにシステムに登録できるというメリットがありますが、導入していない側では、そのような+αのメリットはありません。
そもそもできる環境にないケースや、「よくわからないのに、面倒なことをやりたくない」などの理由で、応じて貰えないケースがあります。
しかし、“今、改めて「名刺交換」について考えてみる”で解説したように、名刺交換には、双方にとって重要な役割をもっています。
Web会議が普及するなかで名刺交換を一般化させていくには、もっと“誰でも簡単に”行う方法が必要かもしれません。
そのような状況の中、意外な方法で行われている名刺交換があります。
古い？新しい？意外と多くの企業で行われている名刺交換方法
それは、メールによる“名刺画像”のやり取りです。
複合機やスキャナなどで「PDF」または「JPEG」の名刺画像を作成し、商談日前にメールで参加者の名刺画像を双方が送る、というやり方です。
これであれば、事前に名刺画像をPCやファイルサーバに保存しておくことで、“誰でも簡単に”名刺交換ができますし、名刺管理サービスも必要がありません。
実際に「オンライン名刺交換」をできる環境にある企業でも、この方法で名刺交換を行っていました。
ある企業に聞いてみると、「オンライン名刺交換」はダメでも、この方法なら応じてくれる企業が多いから、とのことでした。
本来の目的は“名刺交換”であり、「オンライン名刺交換」はその手段の１つにすぎません。
そう考えると、現状においてはこのやり方が最も普及しやすいやり方かもしれません。
「紙名刺」と「名刺画像」の管理
しかし、今後リアルの商談がある程度戻ってくると、「紙名刺」と「名刺画像」の両方を管理する必要がでてきます。
それこそ、名刺管理サービスや他のデータベースを利用していれば問題はありませんが、そうでない場合、これまで以上に名刺を管理しきれない状況に陥るかもしれません。
「紙名刺」の管理についてはこれまでと変わりませんが、「名刺画像」の管理はフォルダ管理やファイル名管理などをしっかりやっておかないと、「紙名刺」よりも管理不能な状態に陥る可能性があります。
そして、リアルとWebのハイブリッド商談が当たり前の状態になると、「紙名刺」+「名刺画像」の両方を管理する必要があることを念頭に置かなければなりません。
さいごに
今後、LinkedInやEightのようなビジネス系のSNSが普及し、ビジネス一般でも活用されるようになると、「名刺交換」の代替手段となり得るかもしれませんが、現状ではそのような兆しはみえていません。
今後もビジネスシーンにおいて「名刺交換」が求められ続けることになるでしょう。
しかし、2020年から「名刺交換」の在り方は大きく変わってきています。
リアルでの名刺交換を含め、「名刺交換」にはいくつかの手段があります。
当分の間、「名刺交換」はハイブリットで行われることになりますので、お互いの状況に応じて適切な手段を選択し、「名刺交換」を行うようにしましょう。
そこで問題となるのが「名刺管理」です。
「名刺交換」方法がハイブリットになることで、名刺は「紙」と「画像」の両方を管理する必要が出てきます。
その為、名刺の保管場所が分散し、これまで以上に管理が難しくなるでしょう。
そうなると、今後より一層「名刺管理サービス」の重要性が高まることになります。
2020年は働き方の変化に伴い、「名刺交換」のあり方にも変化が見られるようになりました。
ぜひ、今後の「名刺管理」のあり方にも改めて目を向けてみてください。